Bu sitede bulunan yazılar memnuniyetsizliğiniz halınde olursa bizimle iletişime geçiniz ve o yazıyı biz siliriz. saygılarımızla

    mevzuata göre bir belgenin fiziksel ortamda üretilmesi gereken hallere ne ad verilir

    1 ziyaretçi

    mevzuata göre bir belgenin fiziksel ortamda üretilmesi gereken hallere ne ad verilir bilgi90'dan bulabilirsiniz

    Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Karar Sayısı: 2646)

    Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Karar Sayısı: 2646)

    10 Haziran 2020 Tarihli Resmi Gazete

    Sayı: 31151

    Cumhurbaşkanı Kararı

    Karar Sayısı: 2646

    Ekli “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”in yürürlüğe konulmasına, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince karar verilmiştir.

    9 Haziran 2020

    Recep Tayyip ERDOĞAN

    CUMHURBAŞKANI

    RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK

    BİRİNCİ BÖLÜM

    Genel Hükümler

    Amaç ve kapsam

    MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.

    (2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

    Dayanak

    MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

    Tanımlar ve kısaltmalar

    MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;

    a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,

    b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,

    c) Belge; Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,

    ç) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,

    d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,

    e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,

    f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,

    g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,

    ğ) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,

    h) Form: Biçimli belgeyi,

    ı) Format: Elektronik dosya türlerini,

    i) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtlan,

    j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

    k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarım,

    l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,

    m) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,

    n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumlan olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunlan gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları,

    o) Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,

    ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

    p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri,

    r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,

    s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,

    ş) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,

    t) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri,

    ifade eder.

    Tamamı İçin Tıklayınız

    Yazı kaynağı : www.alomaliye.com

    Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik değişti - Resmi yazışma yönetmeliği özet

    Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik değişti - Resmi yazışma yönetmeliği özet

    Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik değişti - Resmi yazışma yönetmeliği özet

    10 Haziran 2020 ÇARŞAMBA tarihli 31151 sayılı Resmi Gazete ile Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usulleri belirleyen yönetmelik değiştirildi. Yeni yönetmelik Ağustos 2019’dan Mayıs 2020 tarihine kadar olan dönemde Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen 562 görüşün incelenmesi ve değerlendirilmesi sonucu ortaya konuldu. 

    RESMİ YAZIŞMA USULLERİNDEKİ YENİLİKLER NELER?

    Bu yönetmeliğin en temel unsuru artık Resmi Yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesi temel unsur olarak kabul edilmiştir. Yani Başhekim, Müdür vb. üst amirin sırf bilgisayar kullanımında pasif olmasından dolayı ıslak imza takıntısı nedeniyle yazışmalar eski usulde kağıda değil, elektronik ortamda hazırlanması kalıcı olarak getirilmiş yeniliktir. Zorunlu hâller veya olağanüstü durumlar dışında tüm belgeler, idarelerce elektronik ortamda üretilip gönderilecektir. Güvenli elektronik imza ile imzalanıp elektronik ortamda gönderilen bir belgenin fiziksel kopyası alınmamalı (yazıcıdan alınan çıktı) ve belge fiziksel ortamda (yazıcıdan alınan çıktı klasörlerde ) saklanmamalıdır. Belge üstverileri ve imza bilgileriyle birlikte bütün olarak kurumsal bilişim sistemlerinde (veritabanı, dosya sistemi vb.) saklanmalıdır. 

    Bir başka yenilik ise Belge içerisinde logo kullanımıdır. Doğrulama kodu ve karekod kullanımı, Sayı bölümünde belgenin hazırlanma sürecinin belirtilmesi, Kişiye özel belgelere ilişkin düzenleme, Kılavuz ile yönetmelik hükümlerinin detaylandırılması, Kılavuzda “Metin İçeriği Hazırlama” ve “Gizlilik” hakkında detaylı bilgilendirme ve Arşiv imzası  bulundurulması ise diğer yenilikler arasında sayılmaktadır.

    DEĞİŞİKLİKLE BERABER HANGİ HALLERDE YAZICIDAN ÇIKTI ALINARAK BELGE YAZILABİLECEKTİR? 

    • Deprem, sel, heyelan veya yangın gibi doğal afet durumları

    • Uzun süreli elektrik kesintileri

    • EBYS veya EBYS’nin kullandığı donanım veya yazılım bileşenlerinin (veri tabanı, sunucu vb.) herhangi birine

    • Erişimde uzun süreli olarak sorun yaşanması

    • Olağan dışı arızalar nedeniyle internet altyapısının geniş çapta hasar görmesi veya internet altyapısının çalışmaması

    • Elektronik imza altyapısının çalışmaması sebebiyle elektronik imza/zaman damgası işlemi için erişilmesi gereken kurum dışı uygulamalara uzun süreyle erişilememesi

    • İdareler, yukarıda belirtilen durumlar haricinde iç mevzuat (yönerge, tebliğ vb.) düzenlemeleriyle zorunlu hâl veya olağanüstü durum tanımlaması yapmamalıdır.

    Eski yönetmelikle 2 nüsha olarak hazırlanan resmi yazışmalar, yapılan değişiklikle artık elektronik ortamda tek nüsha olarak hazırlanacaktır.

    Resmi Yazışmalarda Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü

    Belgenin metin kısmında Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı tipi olması gerekmektedir. Gerekli hallerde harf büyüklüğü 9 puntoya kadar düşürülebilmektedir. Belgelerin metin bölümündeki harf boyutu düşürüldüğünde, yazı alanında yer alan başlık (antet), konu, sayı vb. bilgileri de aynı harf boyutuna düşürülmelidir. Belgenin iletişim bilgilerindeki harf boyutu, yazı alanı için belirlenen harf boyutundan küçük olabilmektedir. Örneğin; metin, başlık, konu, sayı, imza vb. alanlardaki harf boyutu 10 punto olarak kullanıldığında iletişim bilgilerindeki harf boyutu 8 punto olarak kullanılabilmektedir. Belgenin başlık, sayı, konu, tarih ve muhatap gibi kısımlarının yazı tipi ve harf boyutu, metin kısmının yazı tipi ve harf boyutuyla aynı olmalıdır.

    Ayrıca İstisnai olarak iletişim bilgileri alanında harf büyüklüğü 8 puntoya kadar düşürülebilmektedir.

    Resmi Yazışmalarda Yazı Alanı

    Fiziksel ortamda oluşturulan belgelerde dosyalama işlemi yapmak ve sayfa kenarlarının yıpranmasını önlemek amacıyla bırakılan kenar boşlukları 2,5 cm’den; üst, sol ve sağ kenar için 1,5 cm’ye indirilmiştir. Bu değişiklikle 2.sayfaya taşan belgelerin tek sayfada görüntülenmesi ve tasarruf sağlanması amaçlanmıştır. Belgenin alt kısmındaki kullanım alanının artırılması amacıyla kenar boşluğu belirtilmemiştir. Sayfa alt kenarından da azami olarak 0,5 cm boşluk bırakılması uygun olacaktır.

    Resmi Yazışmalarda Tek Logo Kullanımı

    Belgenin en üst orta kısmında logo kullanılması halinde sayfanın üst kenarı ile logo arasında 0,5 cm boşluk bırakılması gerekmektedir.  Tek logonun solda kullanıldığı durumlarda sayfanın üst kenarı ile başlık arasında 1,5 cm boşluk bırakılması gerekmektedir. Sayfanın üst kenarı ile logo arasında 0,5 cm boşluk ve sol kısım ile logo arasında 1,5 cm boşluk bırakılması gerekmektedir.

    Belgenin Üst Orta Kısmında Tek Logo Kullanım Örneği:

    Resmi Yazışmalarda Çift Logo Kullanımı 

    Belgenin alt ve üst kısmında ikiden fazla logo kullanıldığı durumlarda belge alanının daraldığı ve belge görüntüsünün karmaşıklaştığı gözlemlenmektedir. Bu sebeple belgelerde ikiden fazla logo kullanılmamalıdır.

    Logoya sadece belgenin üst kısmında yer verilmelidir. İki logo kullanılması durumunda hiyerarşi yönünden üst idareye ait olan logonun solda, diğer idareye ait logonun sağda yer alması gerekmektedir. Ayrıca idareye ait logo ile herhangi bir kavram veya etkinliğe ait bir logo kullanılmak istendiğinde idare logosu solda diğer logo ise sağda kullanılmalıdır.

    Resmi Yazışmalarda Logonun Yanlış Kullanımı

    Belgenin üst kısmında, tek veya iki farklı logo kullanımı dışında belgenin herhangi bir yerinde logo kullanılmamalıdır. Özellikle iletişim bilgileri alanında logo kullanılmamalıdır. 

    Resmi Yazışmalarda Başlık

    Başlık kısmında idare ve birim isimleri kuruluş kanunu ve/veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde belirtilen şekliyle yazılmalıdır. Başlık bilgisinde üçüncü veya dördüncü satırda yer alacak birim bilgileri yazışma sürecinin hızlanmasını sağlamaktadır.

    Belgenin başlık alanı, en fazla 4 satır olacak şekilde düzenlenebilmektedir. Bölge teşkilatlarınca yapılan yazışmalarda bölge teşkilatına bağlı birim adlarının başlık bilgisinde kullanılmak istenmesi durumunda, bakanlık bilgisi ve/veya bölge teşkilatına bağlı müdürlük bilgisinin çıkarılmasıyla başlık alanı 4 satır olacak şekilde düzenlenebilmektedir.

    Merkezî Teşkilat Başlıkları

    • İlk satırda T.C. ibaresi kullanılmalıdır.

    • İkinci satırda yer alan idare adının tamamı büyük harflerle yazılmalıdır.

    • Üçüncü satırda yer alan birim adının ilk harfleri büyük diğer harfleri küçük yazılmalıdır.

    Merkezî Teşkilat Başlık Örneği:

    Resmi Yazışmalarda Bağlı ve İlgili İdare Başlıkları

    • İlk satırda T.C. ibaresi kullanılmalıdır.

    • İkinci satırda bağlı veya ilgili olunan idarenin adının tamamı büyük harflerle yazılmalıdır.

    • Üçüncü satırda bağlı veya ilgili idarelerin adı kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan şekliyle yazılmalıdır.

    • Dördüncü satırda bağlı veya ilgili idarenin kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan birimlerinin adları kullanılmalı, daha alt birim adlarına yer verilmemelidir.

    Bağlı İdare Başlık Örneği:

    İlgili İdare Başlık Örneği:

    İlişkili İdare Başlıkları

    • İlk satırda T.C. ibaresi kullanılmalıdır.

    • İkinci satırda ilişkili idarenin adının tamamı büyük harflerle yazılmalıdır.

    • Üçüncü satırda ilişkili idarelerin kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan birim adları kullanılmalı, daha alt birim isimlerine yer verilmemelidir.

    İlişkili İdare Başlık Örneği:

    Taşra Teşkilatı İl İdaresi Başlık Örneği:

    Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Başlık Örneği:

    Yerinden Yönetim İdaresi Başlık Örneği:

    Bölge Teşkilatı Başlık Örneği:

    Doğrudan Merkezî Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı Başlık Örneği:

    Bölge Teşkilatına Bağlı Birimlerin Başlıkları

    Belge başlık bilgileri en fazla 4 satır olarak düzenlenmelidir. Bağlı veya ilgili idarelere doğrudan bağlı olan bölge veya taşra teşkilatının başlık bilgisinde belgenin sahibi olan birim adının yer almasının gerektiği durumlarda; 5. satır ihtiyacı olduğunda bakanlık, 6. satır ihtiyacı olduğunda ise bakanlık ile birlikte bağlı olunan müdürlük bilgisine yer verilmeyerek, başlık bilgisi 4 satırda ifade edilmelidir.

    Başlığın Yanlış Kullanımı

    İdarelerde aynı isimli birimler olabileceğinden merkezî teşkilat içerisinde yer alan birimler bağlı bulundukları idare ile birlikte yazılmalıdır.  

    Dördüncü satırda idarelerin kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan birim adları kullanılmalı, daha alt birim isimlerine yer verilmemelidir.

    Taşra teşkilatı bulunan idarelerde, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu gereğince ilin veya ilçenin mülkî idare amirine bağlı olunması sebebiyle başlıkta valilik veya kaymakamlık bilgisine yer verilmelidir. 

    Bölge teşkilatının başlık alanında idare bilgisine yer verilmelidir. 3. satırda yer alan bilgilerin idareye veya birime ait olması gözetilmeksizin ilk harfleri büyük, diğer harfleri küçük yazılmalıdır.

    Resmi Yazışmalarda Sayı

    Yönetmelik ile zorunlu hâller veya olağanüstü durumlar dışında hazırlanan tüm belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, gönderilmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir. Bu sebeple belgenin elektronik ortamda, zorunlu hâl kapsamında veya olağanüstü durumda hazırlandığını belirtmek amacıyla “belgenin hazırlanma süreci”ni ifade eden “E” “Z” “O” harflerinden uygun olanı sayı alanının başında yer almalıdır.

    Belgenin hazırlanma süreci

    Devlet Teşkilatı numarası-standart dosya planı kodu-belge kayıt numarası sıralamasından oluşan sayı bölümünün, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belge üzerinde yer alabilmesi için belgenin hazırlandığı anda sayı verilmesine yönelik düzenleme yapılmıştır.

    Belge Sayısı Oluşturma 

    EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarası eşsiz olmalıdır. Elektronik ortamda, EBYS tarafından belge hazırlanırken sayı verilmesi gerekmektedir. Elektronik ortamda iptal olan sayı bilgisi bir daha kullanılmamak üzere belgeye dönüşmeyen doküman ile birlikte kurumsal EBYS veritabanında tutulmalıdır.

    Her belgenin eşsiz bir numarası olmalı ve tarihten bağımsız olarak EBYS’de veya kurumsal belge kayıt sisteminde aynı sayıyla kaydedilmiş tek bir belge bulunmalıdır. Her yılın başında numaratörlerin sıfırlanmadan kullanılması ile sayının eşsiz olması sağlanmış olacaktır.

    Belge kayıt numarasının başında, herhangi bir amaçla rakam harici bir ifade kullanılmamalıdır.

    İdareler merkez ve taşra teşkilatı birimleriyle birlikte tek numaratör kullanmalıdır. Böylelikle aynı idare içerisinde sayının eşsiz olması ile belge yönetimi açısından merkezi bir yapı sağlanmış olacaktır.

    Resmi Yazışmalarda Tarih

    Tarih alanında sadece nokta (.) işareti kullanılmalıdır (21.08.2019). Ay adı harfle yazılmak istenildiğinde ise sadece ilk harfi büyük olacak şekilde yazılmalıdır (21 Ağustos 2019).

    Elektronik ortamda hazırlanan belgenin son imzacısı tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamana ait tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınmaktadır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda fiziksel ortamda hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı belirtmektedir. Belge imzalandığı tarihte kayıt altına alınmalıdır.

    Elektronik ortamda hazırlanan tek imzalı belgelerde tarih bilgisi (gg.aa.yyyy), imza işlemi esnasında belge içerisine eklenmelidir.

    Belgede birden fazla imza olması durumunda e-Yazışma Paketinin (EYP) geçerliliğinin bozulmaması gerektiğinden tarih bilgisinin sadece üstveri alanında yer alması gerekmektedir. Ancak üstveride bulunan tarih bilgisi belge görüntüsünde yazılımsal çözümlerle (açılabilir pencere vb.) gösterilmelidir.

    Resmi Yazışmalarda Konu

    Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi vermelidir.

    Belgenin konusunda yer alan kelimelerin baş harfleri büyük yazılmalı ve konunun sonunda herhangi bir noktalama işareti kullanılmamalıdır.

    Resmî yazışmaların konu alanında EBYS kaynaklı olarak belge üst verisi için seçilen Standart Dosya Planı (SDP) bilgisinin konu olarak sıklıkla kullanıldığı görülmektedir. Belge hakkında detaylı bilgi barındırmayan SDP bilgisi yerine kısa ve öz bilgi yazılarak belgenin içeriği incelenmeden önce belge hakkında bilgi sahibi olunabilmelidir.

    Gerçek ya da tüzel kişiler ile ilgili yapılan yazışmalarda kişiye ait bilgiye (adı soyadı, sicil numarası, vergi numarası, firma adı vb.) konu alanında, parantez içerisinde yer verilmelidir.

    Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.

    Konu Yazımı Örnekleri:

    Konunun sonunda herhangi bir noktalama işareti kullanılmamalıdır. Konunun baş harfleri büyük olmalıdır.

    2. satırın kullanıldığı durumlarda “:” işaretinden hiza alınmalıdır. Konuda belgenin kaldırılacağı klasörü ifade eden SDP kodunun yerine belge hakkında kısa ve öz bilgi verilmelidir.

    Resmi Yazışmalarda Muhatap

    Muhatap, belgenin gideceği yeri ifade etmektedir. Kayıtları esas alınmalıdır. Bu sebeple teşkilat yapısında meydana gelen değişikliklerin idarelerin DETSİS temsilcisi aracılığıyla sisteme hızlı bir şekilde işlenmesi önem arz etmektedir.

    Muhatap alanında, belgenin gönderileceği idare bilgisinin alt satırında parantez içerisinde “(…)” bağlı-ilgili idareye veya birime (Kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan birimler) yer verilebilmektedir. Bu şekilde hazırlanan belgelerde, metin kısmının arz veya rica ile bitirilmesi ilk satırda yer alan idareye göre belirlenmelidir.

    Resmi Yazışmalarda İlgi

    İlgi, iki yana yaslı olarak yazılan ve birden fazla olduğunda belgelerin tarih sırasına göre kronolojik düzenlendiği alandır. İlgide aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir. İlgi tutulan belge/belgelerden yazı içerisinde bahsedilmelidir. İlgi tutulan belgenin muhatapta olmaması durumunda, belge muhataba ek olarak iletilmelidir.

    İlgi tutulan belge, Resmî Gazete’de yayımlanan bir mevzuat ise ayrıca ek olarak eklenmemelidir.

    Resmi Yazışmalarda Metin

    Metin içerisinde şahsileştirilmiş anlatımdan kaçınılmalıdır. Bu sebeple, cümle sonları (metnin son cümlesi hariç) -dır/-dir/-dur/-dür/-tır/-tir/-tur/-tür eklerinden uygun olanı ile bitirilmelidir. Böylelikle kurumsal bir ifade sağlanmış olacaktır:

    Metnin son kısmında yer alacak arz veya rica ibaresinden dolayı metnin son ifadesi “Arz ederim.” veya “Rica ederim.” şeklinde olmalıdır. Metinde bu ifade dışında şahsileştirilmiş bir ifadeye yer verilmemelidir.

    Metin Sonu Arz/Rica Kullanımı

    • Hiyerarşi yönünden alt makamlarla yapılan yazışmalar “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlarla yapılan yazışmalar “Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.

    • Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar “Arz ve rica ederim.” veya “Arz/rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

    • Belge, imza yetkisini devreden makam adına “a.” imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumuna göre arz ve/veya rica ibarelerinden uygun olanıyla bitirilir.

    • İdarelerin kamu niteliği olmayan tüzel kişilikler ile yaptıkları yazışmalar “Rica ederim.” ibaresi ile bitirilir.

    • İdare içerisinde hiyerarşi yönünden aynı düzeyde yer alan birimler arasında yapılan yazışmalar, “Arz ederim.” ile bitirmelidir. (Örneğin; Teftiş Kurulu Başkanlığı – Personel Genel Müdürlüğü vb.)

    • Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci

    Resmî yazışmaların metin sonunda kullanılan “arz” ve “rica” ibarelerinin belirlenmesinde muhatap idare üst yöneticisinin ek göstergesinin, protokolün ve hiyerarşinin esas alınması gibi idarelerce geliştirilen farklı yöntemler ve süreçler bulunmaktadır. “Arz” ve “rica” ibarelerin tercih edilmesinde mevzuatla veya farklı hususlarca net olarak hiyerarşi yönünden ast-üst ilişkisinin tanımlanmadığı durumlarda metin sonunun “arz ederim” ifadesi ile bitirilmesi uygun olacaktır. Böylelikle söz konusu ifade, resmî yazı içeriğinin önüne geçmeyerek iş ve işlemlerin hızlıca yürütülmesi sağlanmış olacaktır.

    “Rica” ibaresinin kullanımında hassasiyet gösterilmeli ve aşağıda yer alan hususlar örnek alınmalıdır:

    Metin İçerisinde İlgi Gösterimi

    Metnin ilk paragrafında ilgide yer alan belgeler hakkında kısa ve öz bilgi verilmelidir. Metin içerisindeki ilgi gösteriminde aşağıdaki örnekler dikkate alınmalıdır:

    • İlgi tek ise:

    - İlgi’de kayıtlı yazı

    • İlgi birden fazla ise:

    - İlgi (a)’da kayıtlı yazı

    - İlgi (a) ve (b)’de kayıtlı yazı

    - İlgi (b-ç-e)’de kayıtlı yazı

    Kurumumuza İlgi (a)’da kayıtlı yazıyla iletilen söz konusu Yönetmelik Taslağı hakkında görüş ve önerilerimiz Ek’te yer almaktadır.

    Metin İçerisinde Ek Gösterimi

    Metin içerisinde ekten bahsedilirken kısa ve öz bilgi verilmelidir. Metin içerisindeki eklerin gösteriminde aşağıdaki örnekler dikkate alınmalıdır:

    • Ek tek ise:

    - Ekli liste

    - Ek’te yer alan

    • Ek birden fazla ise:

    - Ek-1’de belirtilen

    - Ek-1, 2 ve 3’te yer alan listelerde

    İlgi (b)’de kayıtlı yazıyla kurumumuza iletilen söz konusu Yönetmelik Taslağı hakkında görüş ve önerilerimiz Ek’te yer almaktadır.

    Metin İçerisindeki Yazım Kuralları

    Resmî yazının metin alanında veya rapor, bilgi notu vb. eklerde ihtiyaç duyulabilecek Türkçe dil bilgisi ve yazım kurallarına ilişkin diğer hususların belirtildiği bölümler, Türk Dil Kurumunca yayımlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük dikkate alınarak hazırlanmıştır.

    Metin İçerisindeki Yer, Mekân, İdare, Birim, İhale, Proje vb. Adlarının Yazımı

    Metin alanında bir toplantı, yer, mekân, idare, birim, ihale, proje vb. adlarının devamına getirilen kelimeler özel isme dâhil olmaktadır. Söz konusu kelimeler de tıpkı özel ismin diğer kısmı gibi ilk harfi büyük yazılmalı ve sonuna gelen ek gerekliyse kesme işaretiyle ayrılmalıdır.

    “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Taslağı Toplantısı” isminden “toplantı” kelimesi çıkarıldığında konunun toplantı olup olmadığı anlaşılamamaktadır. Bu nedenle “toplantı” burada özel isme dâhildir ve ilk harfi büyük yazılmalıdır.

    Metin İçerisinde Mevzuata Atıf Yapılması

    Resmî yazılarda, herhangi bir mevzuat düzenlemesine sıklıkla atıflar yapılmaktadır. Metinde yapılabilecek atıf örnekleri aşağıda belirtilmektedir:

    Metin İçerisinde Dikkat Edilmesi Gereken Anlatım Bozuklukları

    Resmî yazılardaki anlatım bozuklukları muhatabın belgeyi anlaması ve algılamasında güçlük yaşamasına sebebiyet vermektedir. Genel itibarıyla resmî yazı metinlerinde yapılan anlatım bozukluklarının sebepleri şöyledir:

    • Çok uzun cümleler kurulması (4-5 satırlık)

    • Cümle ögelerinin (özne-tümleç-nesne-yüklem) eksik olması

    • Resmî anlatımı sağlamak amacıyla aynı anlama gelen veya birbirini çağrıştıran ifadelerin aynı cümle içerisinde kullanımı

    • Aynı veya benzer seslerin (harflerin) sık tekrar etmesi (ve bağlacının aynı cümle içerisinde çok fazla kullanılması gibi)

    Kelime veya Eklerin Sık Tekrar Etmesi

    Aynı cümle içerisinde özellikle de aynı bağlaçların 2’den fazla tekrar etmesi anlatımın akıcılığını etkilemektedir. Bu sebeple, hazırlanan metinlerde ses tekrarları dikkate alınarak alternatifler üzerinde durulmalıdır:

    Gereksiz Kelime Kullanımı ve Mantık İlkelerine Aykırılık

    Resmî yazılarda, belgenin daha resmi bir dille hazırlanmasını sağlamak üzere çoğu zaman aynı anlamda, birbirini çağrıştıran veya gereksiz kullanılan kelimeler cümle içerisinde yer alabilmektedir. Bazı durumlarda bu kelimeler, gereksiz gibi görünmemesine rağmen mantık ilkelerinde aykırılığa sebep olmaktadır:

    Gereksiz kelimelerin kullanımıyla yapılan anlatım bozukluğu, belgeyi hazırlayan kişinin dikkatiyle ilgili olduğu için hazırlanan metinlerde oluşturulan cümleler belgede sorumluluğu bulunan kişilerce dikkatle gözden geçirilmelidir.

    Sıralama Hataları, Kelimelerin Yanlış Anlamda ve Birbirlerinin Yerine Kullanımı (Çelişme-Aykırılık)

    Kavramların oluşumundaki öncelik durumu dikkate alınmadan hazırlanan cümlelerde sıralama hatalarıyla karşılaşılabilmektedir. Yaralanma-ölüm, ihale-satın alma gibi birbirinin devamı olabilecek süreçler aynı cümle içerisinde kullanıldığında sıralamaya dikkat edilmelidir:

    Birbirlerini çağrıştırması sebebiyle birbirlerinin yerine kullanılan kelimeler anlatım bozukluğuna sebep olabilmektedir. Özellikle yüklemde olumsuz (neden olmak, sebep olmak vb.), nötr (oluşturmak, hazırlamak vb.) ve olumlu (sağlamak, kazandırmak vb.) olarak nitelendirebileceğimiz kelimelerin kullanımında cümlede verilmek istenen anlam dikkate alınarak tercih yapılmalıdır:

    Yazı kaynağı : www.saglikpersonelihaber.net

    Yorumların yanıtı sitenin aşağı kısmında

    Ali : bilmiyorum, keşke arkadaşlar yorumlarda yanıt versinler.

    Yazının devamını okumak istermisiniz?
    Yorum yap