Bu sitede bulunan yazılar memnuniyetsizliğiniz halınde olursa bizimle iletişime geçiniz ve o yazıyı biz siliriz. saygılarımızla

    basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılmasını sağlayan sistem

    1 ziyaretçi

    basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılmasını sağlayan sistem bilgi90'dan bulabilirsiniz

    Ünite 7: Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve e-Devlet Uygulamaları

    Ünite 7: Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve e-Devlet Uygulamaları

    Dijitalleştirme Kavramı

    Belgeler için dijitalleştirme, kağıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her türlü değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemi olarak ifade edilmektedir. Günümüz teknoloji alışkanlıkları ile birlikte cihaz üzerinden belge okuma alışkanlığı da artmıştır. Kullanıcıların istedikleri yer ve zamanda ellerindeki cihazlarla etkileşim hâlinde bulundukları belgeleri kullanabilmeleri, zaman ve yer kısıtlarının ortadan kalkmasını sağlamıştır. Kullanıcıların yöneticilerinin istedikleri belgeleri ya da dijital formatta sunulan dokümanları bağımsız olarak herhangi bir baskı ve koşul olmadan paylaşabilmeleri esnekliğin artmasını sağlamış, dijital sistemler üzerinde imla ve yazım yanlışı düzeltme programları sayesinde yanlış bilgiler büyük oranda azalmıştır.

    İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:

    Fiziki belgelerden dijital belgelere geçiş sürecinde ilk aşama olarak önceliklerin belirlenmesi gerekmektedir.

    Dijitalleştirme konusu kapsamında aciliyeti olan belgelerin belirlenmesi ve uygun bir formatta (konularına, tarihine vb.) sınıflandırılması gerekmektedir. Seçimi yapılan bu belgeler daha sonra tarayıcılar vasıtasıyla bilgi sistemlerine, hard disklere ya da bilgisayar ortamına aktarılmaktadır. Ardından denetim ve kontrolün sağlanması açısından bilgisayar ortamlarında dijitalleştirilen belgelerin görüntülenmesi ve eğer gerekiyorsa gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir.

    Dijitalleştirilecek Belgelerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması: Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır.

    Belgelerin Dijital Ortama Aktarılması: Tarama işlemleri kameralar ya da çeşitli tarayıcı cihazlar kullanılarak yapılabilmektedir. Tarama işlemi, belgelerin bir anlamda fotoğraflarının çekilerek bilgisayara aktarılması olarak açıklanabilir. Tarama işleminde önemli olan, elde edilecek görüntünün belgenin aynısı olmasını sağlamaktır.

    Dijital Ortamda Belgenin Görüntülenmesi: Taranarak dijital biçime dönüştürülmüş olan belgeler sınıflandırma özelliklerine göre bilgisayarlarda ya da taşınabilir hard disklerde muhafaza edilmektedir. Dijital belgelerin görüntülenmesi için gerekli araçlar; bilgisayar monitörleri, tabletler ve cep telefonları olarak sıralanabilir. Bu araçlar tek başlarına yeterli olmazlar. Bu belgelerin görüntülenebilmesi için bir yazılımın olması gerekmektedir. Ancak bu yazılımlar sayesinde dijital belgeler, bilgisayar ekranında anlamlı bir biçimde görüntülenebilir.

    Elektronik Belge Yönetiminin Sağlanması: Belgeleri sadece dosya adıyla tanımak, hangi bilgileri içerdiğini, ne zaman, kimler tarafından hazırlandığını, içeriğinde hangi nesnelerin kullanıldığını ve hangi yazılımlarla görüntülenebileceğini anlamak mümkün değildir. Bu nedenle EBYS’lerinde, belgeleri dosya seviyesinde erişim kolaylığı sağlayacak biçimde kategorize edebilecek özelliklerden yararlanılmaktadır.

    Elektronik Belgelerin Korunması

    Örgüt faaliyetleri içerisinde belgelerin dijitalleştirilmesi, işlem süreçlerinin tamamlandığı anlamına gelmemektedir. Dijitalleştirilen belgelerin güvenliğinin sağlanması, üretilmesi ve sınıflandırılması kadar önem arz etmektedir. Elektronik belgelerin korunması amacıyla kamu ya da özel sektörde ihtiyaçlar belirlenirken belge yoğunluğu esas alınarak uygun kapasite ve performansa sahip donanım ve kolay veri giriş-çıkışı yapabilen yazılım seçimi yapılmaktadır. Bunların kolay izlenebilmesi, kontrol edilebilmesi ve hataya olanak tanımaması gibi ölçütler dikkate alınmaktadır.

    TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması gerekenler şunlardır:

    Türkiye’de örgütsel süreçlerin elektronik ortamda yapılması ve süreçlerin ayrılmaz bir parçası olan belgelerin elektronik ortamda üretilmesi ve paylaşımı kamu kurum ve kuruluşları açısından henüz başarılı bir uygulama değildir. Ancak elektronik ortamda iş ve belge üretme faaliyeti her geçen gün yaygınlaşmaktadır.

    Elektronik Belgelerin Korunmasında Kurumsal İhtiyaçların Belirlenmesi: Elektronik belgelerin korunması konusunda öncelikle Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin bütünlüğü ve güvenilirliği konusu ele alınmaktadır. Dosyalama sistemlerindeki gibi EBYS’lerin de aynı standartta olması gerekmekte ve bu standart sağlanarak bütünlüğün korunması hedeflenmektedir. Ele alınan konu başlık düzeylerinin aynı olması ve içerik farklılıklarının önüne geçilmesi gerekmektedir. Çerçeveleri belirlenmiş ve belli bir standarda sahip EBYS’lerin kullanıcı ve yönetici açısından güvenilirliği üst düzeyde olacaktır.

    Belge yönetim sistemlerinin kurum içindeki çalışma faaliyetleri kapsamında denetlenmesi de gerekmektedir.Bu yüzden sistem, denetlemeye ve kontrol mekanizmalarının çalışmasına izin veren bir yapıda tasarlanmalıdır. Denetim yapılırken sistemin performansı ve ölçeklenebilirliği de dikkate alınması gereken hususlar arasındadır. Ölçeklenebilirlik sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir. Elektronik belgelerin korunması amacıyla kamu ya da özel sektörde ihtiyaçlar belirlenirken belge yoğunluğu esas alınarak uygun kapasite ve performansa sahip donanım ve kolay bir biçimde veri giriş-çıkışı yapılabilen yazılımlar seçilmektedir.

    Elektronik Belgelerin Çoğaltılması Bilgisayarların belleklerinde bulunan her tür dosya gibi elektronik belgeler de kopyalanıp yapıştırılmak suretiyle istenildiği kadar çoğaltılabilmektedir. TS 13298 Standartları da bu konuda herhangi bir kısıtlama getirmemektedir. Ancak çoğaltılan bir belge üzerinde ne tür değişiklikler yapıldığının izlenmesi gerekmektedir. Belge üzerinde yapılabilecek her tür değişikliğin, belgenin hazırlandığı yazılımın özellikleri ya da belgenin üstveri bilgileri kullanılarak izlenmesinde yarar bulunmaktadır. Üstveri barındıran belgeler için önemli bir özellikten daha söz edilmesi gerekmektedir: “Provenans”. Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS 13298 Standartlarında şöylece açıklanmaktadır: “Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. “Fonlara Saygı” (respect des fonds) olarak da anılır.

    Elektronik Belgelerin Koruyucu Sertifikalarının Belirlenmesi: Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır. Türkiye’de bazı kamu ve özel sektör işletmeleri bu sistemleri kullanarak elektronik belgelerini korumayı sürdürmektedirler. Bu sertifikasyonların genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. Belgenin korunmasına yönelik benzer kriterler, TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartlarında da ortaya konulmuştur.

    Belge Talepleri ve Elektronik Belgelerin Transferi : Bazı elektronik belgelerin işletmeler dahilinde ve dışından talep edilmesi durumunda, bu belgelerin transfer edilmesi söz konusu olacaktır. Belge transferleri sadece belge talep edilmesi durumunda değil, depolama sistemi değişikliği gibi bazı durumlarda da gereklidir. Bu tür durumlarda da belge güvenliğinin sağlanması gerekmektedir. Belgelerin başkalarınca talep edilmesi veya belgelerin transferi sırasında işletmeyle ilgili ticari önem taşıyan bilgilere erişimin engellenmesi gerekebilir. TS İSO 15489 Standartlarında, bilgi güvenliği, Bilgi Edinme Kanunu, Özel Hayatın Korunması Kanunu ve Arşiv Kanunu gereğince bu tür kısıtlamalara gidilebileceği ifade edilmektedir.

    Elektronik Belgelerin Arşivleme Gerekleri : Elektronik belgelerin arşivlenmesi, “ihtiyaç duyulan süre zarfında, sınıflandırılmış biçimde, güvenli bir ortamda, ihtiyaç hissedilmesi durumunda yeniden erişilerek kullanılabilecek şekilde depolanması” anlamına gelmektedir. Arşivlemede önemli olan, daha önce sözü edilen tüm ayrıntılara uygun olarak hareket edilmesidir. Özellikle EBYS’ler işletmelere elektronik belgelerini arşivleme konusunda olanaklar sağlasa da bazen bu konuda belirleyici olan, maliyetler olabilmektedir. Sınıflandırılmış, indekslenmiş elektronik belgelerin, bilgi ve iletişim teknolojilerine uygun biçimde ve yetişmiş personel tarafından arşivlenmiş olması, arşivde bulunan belgeler hakkında istenildiği anda ya da periyodik olarak raporlamaların yapılması, işletmeler için hayati önem taşımaktadır. Bu amaçla arşivlemenin periyodik olarak yedeklemeyi de içermesi gerekmektedir.

    Arşivleme için, yedekleme kapasitesi de düşünülerek ortam seçimi yapılmasının önemi burada ortaya çıkmaktadır. Son olarak, arşivde tutulan belgelerin, ihtiyaç duyulmaması ya da zamanı geldiği için imha edilmesi gerekmektedir. Belgeler imha edilirken yedekleri de aynı şekilde imha edilmeli, bir daha izine rastlanmayacak şekilde işlemin tamamlanması sağlanmalıdır.

    Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

    Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal yapıların işletme faaliyetlerini sürdürürken faaliyetler kapsamında belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini gerçekleştiren ve uygulamalar dahilinde prosedürleri, standartları ve yazılımları oluşturan bir yapı olarak ifade edilmektedir.

    Elektronik belge yönetiminde belirli bir düzeyde etkinlik, verimlilik ve kalite sağlanmak isteniyorsa tüm sürecin ortak standartlar dahilinde ele alınması gerekecektir. Sektörden sektöre ya da işletmeden işletmeye standartları ve çerçevesi farklı olan bir EBYS ile ortak verimlilik sağlanamayacak ve istenen hız ve verimliliğe ulaşılamayacaktır. Çalışma alanı incelendiğinde özellikle kamu kurumlarında EBYS isteği kapsamındaki teknik şartnamelerin hazırlanması aşaması günümüzde hâlen problem teşkil etmektedir. Ayrıca, bilgi ve belge yönetimi alanında yetişmiş uzman kişilerin EBYS proje süreçlerine dahil edilmesinin, projelerin ilgili düzenlemelere uygunluk noktasında yardımcı olabileceği de düşünülmektedir.

    Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme Aşamaları :

    Elektronik Belge Yönetiminin Uygulanması: Elektronik belgelerin üretiminden arşivlenmesine kadar geçen bütün evreler boyunca güvenli, tam, erişilebilir ve dayanıklı olarak korunmasını; kullanıma sunulmasını ve saklanmasını sağlayan ilke ve uygulamaları ortaya koyan bir disiplin olarak tanımlanan elektronik belge yönetimi, belgelerin standart kurallar içerisinde denetim altına alınmasını ve düzenlenmesini sağlar. Elektronik belge yönetiminin uygulanması; belge yönetim politikalarının, stratejilerinin belirlenmesi ve iş süreçlerine EBYS’nin entegrasyonunun gerçekleştirilmesini kapsar.

    İşletme ve kamu yapılarında elektronik belge yönetim sistemlerinin aktif ve verimli olarak yapılandırılması ve kullanılması hedeflenmektedir. Ancak kurum bünyelerinde EBYS yapılandırmasına yönelik çalışmalar süresince karşılaşılması muhtemel olan ve çözüm üretilmesi gereken önemli sorunlar:

    Elektronik belge yönetim sistemleri geleneksel, diğer bir deyişle fiziki belgeleri ve günümüz teknolojisiyle üretilen belgeleri ortak bir yapıda ele almaktadır.

    e-İmza ve e-Devlet Kavramları

    Elektronik imza, bir e-Belgenin sonuna eklenen ya da bu e-Belge ile mantıksal bir bağlantısı olan ve belgenin kimlik doğrulamasının yapılabilmesine olanak tanıyan elektronik bir veri olarak tanımlanmaktadır. Elektronik belgelerin başka konumlara iletildiğine yönelik teyidinin alınabilmesi, belgenin görüntülenmemesi ve üzerinde değişiklik yapılamaması için e-İmza kullanılmaktadır.

    Elektronik imza ile belgeler, tıpkı geleneksel kâğıt ortamındaki belgeler gibi yasal yaptırımları olan bir yapıya dönüşür. Diğer bir ifade ile elektronik bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için elektronik imza taşıması gerekmektedir. Genel itibariyle e-İmza, dolma kalem ya da tükenmez kalem ile kağıt üzerine atılan imzanın aynısıdır. Dolayısıyla kâğıt üzerine atılmış bir imza elektronik ortama taşındığında elektronik imza hâline dönüşmüş olacaktır. Dijital bir okuyucu yardımıyla alınan parmak izi, göz retina taraması gibi biyolojik özelliklerin kaydedildiği ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal elektronik imza uygulamaları da vardır.

    Türk Patent Enstitüsü kapsamında elektronik imza kullanıcıları üç temel özelliği kullanabilmektedir:

    Türk Patent Enstitüsünde e-İmzanın hukuki sonuçlarından da bahsedilmektedir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda; güvenli elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiş ve elektronik imza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı belirtilmiştir. Ancak kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli e-İmza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır. Diğer bir deyişle kanunların merasimi ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerek gördüğü emlak alım satımı, veraset ve intikal, evlenme gibi işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilememektedir.

    Demokrasinin en önemli yansımalarından olan, şeffaflık ve hesap verebilirlik, hükümetin her eyleminde, vatandaşlar ve iş dünyası ile olan ilişkilerinde yer alması gereken değerlerdir. Şeffaf devlet derken belirtilmek istenen bir bakıma devletin ürettiği her belgenin erişime açılması ve bu belgelere dayanarak hesap verebilmesidir. Hükümete olan güven, güvenilirliğine inanılan belgelerle desteklenen açıklık ve hesap verebilirliğe bağlıdır. Devlete olan güven düzeyini ölçmeye yönelik araştırma sonuçlarıyla da bu görüş desteklenmektedir. Örgütlerin politika ve eylemleri belgelere dayanarak gerçekleştirilir. Finansal ve diğer kaynaklar belgeler aracılığı ile tanımlanır, sayılır ve harcanır. e-Devletin en büyük getirisi, ulusal belgelere daha etkin ve kolay erişim sağlama olanağıdır. Bu durum ise etkin bir belge yönetim stratejisini gerekli kılmaktadır. Geleneksek devlet anlayışında belgelere erişmek için bir personele ihtiyaç duyulurken ve işlem sırasında tüm sorumluluk bu personelin üzerindeyken e-Devlet sisteminde vatandaş ile sistem arasında bir aracı olmayacaktır.

    Elektronik belgelerin güvenliğinin ve sisteme uygunluğunun korunması ve muhafaza edilmesi, ayrıca yetkisiz kullanımların önüne geçilebilmesi için e-İmza teknolojilerinin verimli bir biçimde kullanılması gerekmektedir. Riskli kontrol noktaları iyi bir biçimde saptanmalı ve gerekli analizler sonucunda stratejiler ve politikalar uygulanmalıdır.

    Yazı kaynağı : aof.sorular.net

    Dijitalleştirme Nedir ?

    Dijitalleştirme Nedir ?

    Dijitalleştirme Nedir ?

    Kağıtsız bir ofise dönüştürülürken, şirketlerin gerçek süreci tanımlamak için kullandığı birçok farklı terim vardır. Bazen belge görüntüleme diyorlar; Bazen belge taraması. Belgelerinizi sayısallaştırma veya belge dönüştürme olarak adlandıran bazı şirketler var.

    İnsanlar aynı şeyi birçok farklı şekilde aramak için internet, bazı şeyler kafa karıştırıcı eğilimindedir. Belge tarama ve belge dönüşümü oldukça açıklayıcı bir şey gibi görünüyor - bir belgeyi alıp fiziksel olarak dijital bir taramaya veya bir medyadan (teyp yedekleme, kağıt, mikrofiş vb.) Dijital bir biçime dönüştürme

    Tek şey, belgelerinizi sayısallaştırma ve görüntüleme arasında küçük bir fark var - ancak terim endüstri ve potansiyel müşteriler tarafından birbirinin yerine kullanılabilir.

    Teknik olarak, belgelerinizi sayısallaştırmak, bir basılı kopya belgesi alıp metne dönüştürüyor. Çoğu zaman, belgenin belirli bölümlerini (veya hepsini) düzenlemenize izin veren Optik Karakter Tanıma'yı sağlayan bir program veya bir hizmet kullanırsınız. Ayrıca, yeniden düzenlenmesi gereken materyaller için sayısallaştırılmış belgeleri de kullanabilirsiniz. Belgelerinizin sayısallaştırılması, belge yönetim sisteminizin (DMS) dosyalarınızı dizine eklemesini sağlar; bu da tüm metin dizine eklenip aranabilir olduğundan, dosyaların alınmasını ve bakımını kolaylaştırır. Çoğu zaman, belgelerinizi sayısallaştırmak istiyorsanız, dosyalarınızın dizine eklenmesini ve düzenlenmesini ayarlamak ve yönetmek başlıca zorluklarından kaçınmak için, belgeleri tarama konusunda uzmanlaşmış bir şirkete başvurmanız yararlı olabilir. 

    İşte bu sebeple Belge Dijitalleştirme için uygun yöntemler tercih etmenize yardımcı oluyoruz.

    Doküman yönetimi sistem ihtiyaçlarınız için çekinmeden bizi arayabilirsiniz.

    Bilgi edinmek için Belge Dijitalleştirme Makalesini inceleyebilirsiniz.

    Daha fazla bilgi edinmek için tıklayınız

    Tanıtım Sunumunu İndirin

    Tanıtım Videosu İzleyin

    Yazı kaynağı : www.secube.com.tr

    Belge Değişim Süreci

    Yorumların yanıtı sitenin aşağı kısmında

    Ali : bilmiyorum, keşke arkadaşlar yorumlarda yanıt versinler.

    Yazının devamını okumak istermisiniz?
    Yorum yap